De los diferentes tratamientos archivísticos que precisa el Archivo Simón Ruiz, uno de los más importantes es su descripción normalizada para que la documentación pueda ser ofrecida con garantías, tanto de forma directa y presencial, como remota a través de Internet, al tiempo que facilita el control interno de los fondos. Con este objetivo, se está llevando a cabo una serie de trabajos de normalización de anteriores bases de datos convencionales de este archivo (con más 75.600 registros), de los que ha resultado el “Portal de Archivos” de la Fundación Museo de las Ferias (https://archivos.museoferias.net), con el que se quiere facilitar la labor investigadora mediante el acceso público y gratuito on line a los documentos del archivo.

El soporte técnico de este “Portal de Archivos” es la plataforma AtoM (en su versión 2.6.4, la más actual y estable de esta aplicación web), que es compatible con los estándares internacionales de descripción ISAD (G), ISAAR CPF, ISDF, ISDIAH…, lo que permite, entre otras ventajas, la navegación automatizada por los registros del archivo y el uso de puntos de acceso normalizados. Asimismo, este software de descripción permite la incorporación de textos auxiliares e imágenes digitales a las fichas de los documentos, facilitando de este modo tanto las labores de anexión de datos como las búsquedas de información, dentro del cuadro de clasificación del archivo. La plataforma AtoM reúne los requisitos descriptivos del Consejo Internacional de Archivos (ICA).

Para el desarrollo de este proyecto se está trabajando, por una parte, en la revisión, análisis y propuesta de series documentales, y por otro, la descripción de unidades documentales. Actualmente se cuenta con varias divisiones de fondo descritas parcialmente que suman cerca de 4.000 registros normalizados.

El “Portal de Archivos” fue presentado en público el 23 de junio de 2021, convirtiéndose en el principal vehículo de difusión de los fondos documentales gestionados la Fundación Museo de las Ferias, entre ellos el Archivo Simón Ruiz; de este conjunto documental son accesibles, hasta el día de hoy, las descripciones e imágenes de la colección completa de 184 libros de cuentas (1551-1617), pertenecientes a las compañías de Simón Ruiz, Cosme Ruiz, Lope de Arciniega y otras, y las primeras 2.069 letras de cambio (1553- 1580), de una colección que reúne cerca de 23.000 (1553-1606).

Las previsiones próximas de publicación on line del Archivo Simón Ruiz son las siguientes:

  • Colección de 31 pergaminos (siglos XII y XVI) (previsión para finales de octubre de 2021)
  • Siguientes 1.907 letras de cambio (1581-1584) (previsión para diciembre de 2021)

Álvaro Rodríguez Sarmentero