El proyecto de reproducción digital del Archivo Simón Ruiz surge de un Convenio de Colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y la Fundación Simón Ruiz, suscrito el 22 de abril de 2015, cuyo objetivo primordial es la obtención de una copia de seguridad de todo el conjunto documental. Para ello se establecen unas labores previas que podemos resumir en cinco puntos: la evaluación inicial del fondo, la estimación de los requisitos técnicos para realizar esta digitalización, la descripción detallada de los procedimientos a desarrollar, una propuesta de calendario del proyecto y una distribución de trabajos del personal de las instituciones participantes en el mismo.

El proyecto fue presentado oficialmente el 28 de abril de 2015 y desde entonces se realizan con buen ritmo las labores de revisión previa del fondo documental y la captura de imágenes, en ambos casos en el Archivo de Real Chancillería de Valladolid. Estos trabajos los llevan a cabo el personal facultativo adscrito a dicho archivo y varios técnicos de la Fundación Museo de las Ferias, contando con la colaboración ocasional de becarios de la Universidad de Valladolid asignados al “Programa Becas Santander CRUE CEPYME”. Entre abril y diciembre de 2015 fueron digitalizados los 169 Libros de Contabilidad (L), la colección de 18.087 Letras de Cambio (LC), la veintena de Pergaminos (P) y las primeras 40 cajas de Correspondencia (C). A lo largo del año 2016 se han revisado y digitalizado las siguientes 120 cajas de Correspondencia y las primeras 34 de la documentación del Hospital General (H).

La revisión previa de la documentación ha supuesto el reconocimiento de todos y cada uno de los documentos que integran cada conjunto, la actualización de numerosas signaturas, la detección de errores de foliado, localización o cronología, la comprobación de documentos traspapelados o extraviados, el sellado de los no registrados y –esto de una importancia capital- su instalación en nuevas cajas y carpetas normalizadas y libres de ácido, en muchos casos hechas a medida para ajustarse a los diferentes tamaños de los libros y documentos originales, circunstancia que incidirá decisivamente en su futura conservación. Al tiempo que se realizan estas labores de identificación, los datos actualizados pasan a formar parte del nuevo Inventario General del Archivo Simón Ruiz, que es el que ha renovado a los anteriores inventarios del siglo pasado, iniciados en la década de 1950 a partir de los trabajos del profesor Henri Lapeyre.

Las labores de digitalización se realizan con los medios técnicos de que dispone el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid: una estación de digitalización Copy-Book y discos duros de almacenamiento externo. En todo el proceso, se ha contado con el soporte técnico del Servicio de Reproducción de Documentos (SRD), servicio de referencia para todo lo relativo a imagen digital adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales. La digitalización se realiza atendiendo en todo momento a las directrices básicas habituales en los Archivos Estatales.

La identificación de las imágenes se hace mediante un código alfanumérico, único y distinto para cada imagen. Según dichos códigos, las imágenes se archivan en un directorio de almacenamiento jerárquico, que reproduce la estructura actual del Archivo Simón Ruiz. Para verificar la fidelidad de las imágenes digitalizadas y garantizar su correcta lectura e interpretación, una vez realizada su captura, se efectúa un control de calidad de las mismas, mediante un muestreo que verifica su integridad (captura completa del documento) y la calidad de la imagen, cotejándolas con los documentos originales. Concluido este proceso de control de calidad, las imágenes capturadas son enviadas al Servicio de Reproducción de Documentos donde se realiza su volcado a un archivo de seguridad.